Met Arco was UZ Brussel in slechts twee weken klaar voor e-facturatie

“In 2018 was e-facturatie al eventjes een hype”, herinnert Peter Rooseleers zich. Hij is Head of Management Control & Accounting bij het UZ Brussel. Op dat moment besloot het ziekenhuis om mee te stappen in een project dat steun genoot vanuit de Europese Commissie. Helaas viel dat nooit in een definitieve plooi en ook een latere poging om een e-facturatieproject te implementeren bleef steken.

“Ondertussen begon de tijd te dringen om onze inkomende facturatiestromen te digitaliseren”, zegt Peter. “Daarom gingen we langs bij verschillende ziekenhuizen om te kijken hoe zij het aanpakten. Ditmaal wilden we het vanaf het begin juist doen. Veel ziekenhuizen werkten al met Arco – een naam die ik al vaak had horen vallen. Door omstandigheden waren we niet eerder tot een samenwerking gekomen. Toen eenmaal de beslissing was gevallen, wilden we het natuurlijk laten vooruitgaan.”

Gebruiksklaar in slechts twee weken

Wat in 2018 begon als een ambitie om voortrekker te zijn in e-facturatie, liep anders dan gepland. “We bevonden ons op een gegeven moment achteraan het peloton,” vertelt Peter. “Met deze inhaalbeweging willen we ons opnieuw positioneren in het midden, en op termijn hopelijk weer een koppositie innemen.”

Maar ‘elk nadeel heb zijn voordeel’ en dat bleek ook hier het geval. Arco deed de voorbije jaren immers zoveel ervaring op bij andere ziekenhuisgroepen dat de implementatie van e-facturatie bij UZ Brussel op slechts twee weken in kannen en kruiken was. “Vóór dit project ondersteunden we reeds een 45-tal ziekenhuizen in hun digitaliseringsinspanningen”, vertelt Diane Ruysschaert, Senior Operational Account Manager bij Arco. “Ondertussen is het voor ons een standaardprocedure om e-facturatie op te zetten bij dergelijke partners. En als er toch moeilijkheden opduiken in bijvoorbeeld de koppeling met het ERP-systeem, zijn die snel weer verholpen dankzij onze goede samenwerking met Zorgi, een IT-specialist voor de zorgsector.”

“Over de implementatie kan ik geen kwaad woord zeggen”, vult Peter aan. “Ons contact met Arco verliep altijd zeer dynamisch. Obstakels die we tegenkwamen, waren op voorhand door hen voorspeld, dus we wisten wat we konden verwachten. En ze werden meteen aangepakt als ze zich voordeden. We konden dus optimaal profiteren van hun opgebouwde ervaring: de kinderziektes waren al verholpen en de meeste partners wisten al wat van hen werd verwacht in het kader van de verplichte EDI.”

Blik op de toekomst

De onboarding van de leveranciers van UZ Brussel liet niet op zich wachten. In de eerste maand na implementatie ontving UZ Brussel meteen 350 e-facturen. Een maand later was dat aantal al bijna vervijfvoudigd. “Ruim de helft van de eerste honderd leveranciers die we aanschreven werkt momenteel al mee en nog eens een derde is bezig met de onboarding”, zegt Peter. “Ook hier genieten we van de ontzorging en ervaring van Arco: zij nemen alle vragen van onze leveranciers op zich. Soms weten leveranciers niet precies wat e-facturatie inhoudt, bijvoorbeeld dat een PDF niet als digitale factuur wordt gezien.”

De volgende stap is outbound (de uitgaande) e-facturatie. “We werken nu intensief samen met Arco om dit mogelijk te maken,” vertelt Peter. “Dit project hangt samen met andere ERP-updates en interne procesoptimalisaties, maar de plannen liggen klaar. Daarna volgt nog e-ordering.”

“Op korte termijn hebben we met UZ Brussel een mooi project gerealiseerd. Het is fijn samenwerken met een klant die weet wat hij wil en beseft wat nodig is om de doelen te bereiken. Daarnaast geef ik graag nog een pluim aan onze Product Director Ivan Vanhaecht voor zijn bevlogenheid en probleemoplossend vermogen in deze case”, besluit Diane.