-
- Dataherkenning en -verwerking
- Document management
- Wettelijke naleving en belastingen
- E-facturatie
- Aankoop tot betaling
- Order tot ontvangst
Oplossingen Alle oplossingen - Partners
- Contact
Mis deze kans niet om mee te zijn met de laatste stand van zaken rond internationale e-invoicing!
Dankzij elektronische facturatie verloopt het hele facturatieproces van begin tot eind volledig automatisch. Dat resulteert in enkele aanzienlijke voordelen, zoals minder repetitieve taken, een verhoogde efficiëntie en voor sommigen een vermindering van administratieve kosten.
Sinds 1 maart 2024 is e-facturatie verplicht voor alle overheidsopdrachten boven de 3.000 euro. En vanaf 1 januari 2026 geldt deze verplichting ook voor alle bedrijven en ondernemers in België. De nieuwe facturatieverplichting roept dan ook heel wat vragen op bij veel bedrijven en ondernemers. Als expert in digitale facturatie staan we klaar om een een duidelijk antwoord te bieden.
Laten we in eerste instantie verduidelijken way e-facturatie niet inhoudt. Het gaat hier niet over ‘digitale facturen’ in PDF-, Excel-, Word- of XML-formaat die als bijlage per mail worden verstuurd of die je kan ophalen in een portaal. Een e-factuur is namelijk een factuur in een specifiek XML-formaat dat voldoet aan de Europese norm (OPEN/PEPPOL bis-formaat) en die aangeleverd wordt via het Peppol-netwerk.
Formaat van een e-factuur
Het XML-formaat van een e-factuur moet dus voldoen aan Europese normen: dat betekent dat de factuur een gestandaardiseerde opmaak met verplichte velden heeft. Als bepaalde essentiële informatie ontbreekt, wordt de factuur ook niet aanvaard. Als verzender en ontvanger heb je de vrijheid om onderling een ander formaat af te spreken, zolang dat formaat aan allerlei vereisten voldoet.
Verzenden en ontvangen van een e-factuur
E-facturatie wordt altijd verzonden en ontvangen via Peppol, een beveiligd Europees netwerk dat e-facturen op gestandaardiseerde wijze en volgens een specifiek protocol verstuurd. Dus zelfs als je een XML-bestand in het juiste formaat opstelt, maar verstuurt via een verkeerd kanaal (bijvoorbeeld: e-mail), wordt de factuur niet aanvaard.
Wanneer wordt e-facturatie verplicht voor B2B?
Vanaf 1 januari 2026 zijn alle bedrijven en ondernemers verplicht om al hun facturen en creditnota’s in het juiste formaat en via de juiste kanalen te verzenden. De wetgeving geldt in beide richtingen: je bent evenzeer verplicht om e-facturen te ontvangen en kan deze dus niet weigeren. Vanaf dezelfde datum hoeven leveranciers ook een toestemming meer te vragen om te factureren via e-invoicing.
Voor wie wordt e-invoicing verplicht in België?
Alle in België geregistreerde bedrijven en organisaties met een BTW-nummer vallen onder de e-facturatieverplichting. Dat geldt ook voor eenmanszaken met een beperkte omzet. Zelfs als je bedrijf gevestigd is in het buitenland, maar je bent geregistreerd voor BTW in België, moet je voldoen aan de nieuwe wetgeving. Wie niet verplicht is om elektronisch te factureren, zijn buitenlandse bedrijven zonder BTW-registratie in België en natuurlijke personen die niet BTW-plichtig zijn.
Elektronisch factureren wordt wettelijk verplicht, wat betekent dat het niet naleven van deze verplichting financiële risico’s met zich meebrengt. Als je als leverancier een e-factuur had moeten uitreiken, maar je deed dat niet, dan risceer je een boete van maximaal €5.000 per factuur. Bovendien kan de ontvanger zijn recht op terugvordering van BTW over de betreffende factuur verliezen.
De overstap naar e-facturatie brengt voor ondernemers en bedrijven enkele investeringen met zich mee. Daarom voorziet de Belgische Overheid ook enkele aantrekkelijke fiscale tegemoetkomingen. Zo kan je onder andere rekenen op een investeringsaftrek van 120% die van toepassing is op abonnementen, inrichting en advies, zowel voor het verzenden als het ontvangen van e-facturen.
De maatregel geldt voor het belastbaar tijdperk van 2024 tot en met 2027. Bedrijven die de overstap in meerdere fases en over meerdere jaren plannen, pakken dit best strategisch aan in functie van de verplichting en de periode van aftrek.
Voorlopig hoeven bedrijven en ondernemers zich nog geen zorgen te maken over een verplichting met betrekking tot e-reporting. Maar hoewel deze niet gepland staat voor 1 januari 2026, staat het zeker op de Europese agenda als een volgende stap. E-reporting sluit namelijk volledig aan bij het actieplan van de Europese Commissie voor ‘VAT in the Digital Age’.
Bij ons team kan je al je vragen kwijt. We bieden praktisch advies, begeleiden je bij de overstap en zorgen voor een zorgeloze activatie. Benieuwd hoe we je verder kunnen helpen?