Van digitale kluis naar kloppend hart: de ervaring van Telifra met Arco Doma

Doorheen de digitalisering van Telifra loopt Arco Doma als een rode draad. Sinds het begin van de implementatie werd de oplossing steeds belangrijker als het centrale administratieve hart waarop Telifra ook in de toekomst verder zal bouwen.

Toen Kristof Goethals in 2020 bij Telifra startte als IT Manager, had het bedrijf nog geen echte IT-afdeling. “Ik was de eerste,” vertelt hij. “Er lagen heel wat opportuniteiten op tafel, maar ook een duidelijke vraag van onze COO: digitaliseren, en wel zo snel mogelijk.” Vandaag telt zijn afdeling twee medewerkers en is de digitalisering van documentstromen in een stroomversnelling gekomen. Een fundamentele stap daarin? De keuze voor het documentbeheersysteem Doma van Arco Information.

Telifra is het centrale dienstenbedrijf binnen een diverse meubelgroep. Het ondersteunt onder meer Meubelen & Keukens Crack (met B2C-winkels in Ieper, Dottenijs en Bertrix, en een webshop), Confortluxe en Lievens (B2B-productie en import-export), Confotrans (transport) en Atelier André – een merk dat eer betoont aan oprichter André Ollevier. De groep groeit sterk in de B2B-markt, met een focus op complexe, samengestelde salonmodellen. “Die groei zorgt ook voor complexere processen,” vertelt Kristof. “Als centrale dienstverlener is het onze taak om alle bedrijven daarin efficiënt, schaalbaar en veilig te laten werken.”

Snellere processen, betere service

De zoektocht naar een documentoplossing begon met een praktisch probleem: de verwerking van leveringsdocumenten. “We wilden chauffeurs tablets geven zodat ze leveringen digitaal konden laten ondertekenen, eventueel schade konden fotograferen, en feedback konden ophalen bij klanten via een vragenlijst,” zegt Kristof. “De webapplicatie en hardware hadden we al gekozen, maar we zochten nog een partner om al die documenten veilig op te slaan én intern toegankelijk te maken.”

Arco Information bleek snel de juiste match. “Ze kwamen niet met een standaardverhaal, maar met een open, flexibele aanpak. We hadden meteen een goed contact met Dirk Rijmenams, die al vroeg in het proces diepgaande analyses deed. Wat zijn de flows? Welke documenttypes gebruiken we? Hoe kunnen we dat digitaal modelleren? We kregen van bij het begin een demo die het hele proces van A tot Z toonde.”

Vandaag draait het systeem al twee jaar met succes. “Elke levering die een chauffeur uitvoert, wordt volledig digitaal verwerkt. De handtekening, opmerkingen, schadefoto’s en andere info komen via de webapplicatie rechtstreeks in ons digitaal archief terecht. Vanuit het ERP-systeem kunnen we die info onmiddellijk opvragen. Dat betekent dat we sneller kunnen reageren op klanten, sneller dossiers kunnen behandelen en fouten vermijden.”

Van bottlenecks naar transparantie

Voorheen verliep dat proces veel trager, en stroever. “Er gingen papieren mee met de chauffeur, waarop opmerkingen genoteerd werden. Die kwamen op één bureau terecht, waar collega’s ze handmatig moesten verwerken in het ERP. Tot dat gebeurde, zat de rest van het proces eigenlijk vast. Alles hing af van één collega die er tijd voor moest vinden. Nu gebeurt dat bijna in real-time. Het is een wereld van verschil.”

Kristof geeft aan dat de voordelen zich moeilijk in cijfers laten vatten, maar dat de impact voelbaar is. “Natuurlijk bespaar je op afdrukken en papierverbruik, maar de grootste winst zit in werkbaarheid, snelheid en gebruiksgemak. Het systeem werkt gewoon beter. Iedereen weet waar documenten zitten, je hoeft niet meer te zoeken. En dat bespaart – een beetje ongemerkt – enorm veel tijd.”

Toekomstgerichte fundamenten

Inmiddels is het gebruik van Doma verder uitgebreid. Telifra ontwikkelde bijvoorbeeld een klachtenapplicatie, onder meer voor herstellingen, waarvan de output eveneens via Arco wordt beheerd. “We proberen stap voor stap andere processen te digitaliseren. Alles wat document gerelateerd is, proberen we nu te laten landen in Doma.”

En de ambitie reikt nog verder. Kristof werkt bijvoorbeeld aan een verrijking van de metadata, zodat Doma een nog centralere rol kan spelen. “Mijn droom is een 360°-klantbeeld vanuit Doma: dat je bijvoorbeeld met één klik alle verkoopdocumenten van een klant uit de voorbije twee jaar ziet. Nu werkt dat nog naast het ERP, maar in de toekomst willen we Doma als startpunt gebruiken.”

Vlotte integratie, sterke samenwerking

De integratie met het ERP-systeem en de webapplicatie verliep opvallend vlot, ondanks de aanwezigheid van liefst drie externe partijen. “De ERP-bouwer was flexibel in zijn aanpasbaarheid, Arco was duidelijk in hun technische vereisten en de webappbouwer had in geen tijd de veilige connectie met de Arco-service gemaakt. De samenwerking tussen de drie partijen was erg goed voorbereid. Er was een testomgeving waarin we alles konden uitproberen, en die werkte perfect. Ook het change management zat goed: we hebben enkele weken met dubbele workflows gedraaid, zodat iedereen vertrouwen kon krijgen in de nieuwe werkwijze.”

Volgens Arco was Telifra een voorbeeldige klant. “We hadden een duidelijk plan, een goede analyse, en alles werd vooraf besproken en afgestemd. Daardoor kon iedereen efficiënt werken en werd de complexiteit beheersbaar,” herinnert Dirk Rijmenams zich, Accountmanager bij Arco.

“Kristof zat er trouwens niet altijd tussen bij de technische uitwerking.” Kristof: “Dat was net zo fijn. Als IT-verantwoordelijke met een klein team heb ik nog steeds veel operationeel werk. Dan is het aangenaam als je kunt rekenen op een partner die meedenkt, problemen oplost en proactief werkt. Die ontzorging is goud waard.”

Documentbeheer als strategische hefboom

Met Doma heeft Telifra meer dan een digitale archiefkast in huis gehaald: het is een fundament voor verdere groei en efficiëntie. “In een omgeving met veel verschillende entiteiten, processen en documenten is het essentieel om orde op zaken te stellen. Arco helpt ons daarbij, en zal dat in de toekomst ook blijven doen. De samenwerking verloopt vlot, en het contact is altijd aangenaam. Wat mij betreft is dit een schoolvoorbeeld van hoe digitalisering echt het verschil kan maken,” besluit Kristof.