Sinds 2004 investeert het departement in digitalisering en automatisering met als doel hun beleid op een hoog niveau uit te voeren en evalueren. Deze beslissing markeerde het begin van een unieke samenwerking. Al 20 jaar ondersteunt Arco het Departement Zorg bij het stroomlijnen van complexe administratieve processen.

“Na 20 jaar intens en succesvolle samenwerken is Arco een van de meest betrouwbare partners geworden. De samenwerking verloopt vlot en we weten dat we altijd op hen kunnen rekenen. Het is toch wel uniek dat je zolang kan samenwerken met één partner”, vertelt Dominique Dejonckheere, programmamanager eGezondheid bij Departement Zorg.

De oplossing

Het Departement Zorg zocht een allesomvattende oplossing waarmee de organisatie een groot aantal taken, processen en documenten vlot kon beheren. De focus lag op gebruiksvriendelijkheid en een soepele integratie met bestaande systemen. In samenwerking met het IT-team van het departement onderging Arco Doma een grondige herconfiguratie. Na de ‘make-over’ werd Arco Doma speels ‘ORKA’ gedoopt door de medewerkers van Departement Zorg.

Management van subsidiedossiers

Het Departement Zorg kent subsidies toe aan meer dan 30 sectoren, waaronder woonzorgcentra, gezinszorg en ziekenhuizen. Om deze diverse en complexe dossiers efficiënt te behandelen, voegden we de nodige functionaliteiten toe om een handig en flexibel case managementsysteem te creëren.

Het systeem heeft een leercurve, maar dankzij een toegankelijke opleiding van Arco had iedereen het snel onder de knie. Eens je ermee weg bent, krijg je een heel duidelijk overzicht en kan je alles vlot opvolgen.

Melding van besmettelijke infectieziekten

De medewerkers van het Departement Zorg monitoren ook meldingen van besmettelijke ziekten. Wanneer huisartsen een uitbraak signaleren, melden ze dit via een beveiligde e-mailoplossing. De meldingen worden automatisch ingelezen in Arco Doma en er wordt onmiddellijk een dossier aangemaakt voor verwerking en contact-tracering. Wat vroeger manueel gebeurde, verloopt nu volledig automatisch.

Controle van zwem- en recreatiewaters

In lijn met de Vlaamse milieuwetgeving neemt het Departement Zorg de verantwoordelijkheid op voor het gericht controleren en opvolgen van de waterkwaliteit van publieke zwemwaters. Voorheen werden alle cijfers handmatig nagekeken, maar nu worden labo-analyses automatisch ingelezen. Van zodra bepaalde parameters overschreden worden, ontvangen de verantwoordelijken een automatische melding, waardoor er snel actie kan worden ondernomen.

Een veelzijdige oplossing

Arco Doma beheert moeiteloos alle gegevens en workflows voor diverse dienstverleningen, waaronder de beroepen tegen de beslissingen m.b.t. het zorgbudget, statistieken over doodsoorzaken. Dankzij de twee-richting-synchronisatie tussen het e-loket en Arco Doma kan het Departement Zorg aanvragen efficiënt beheren, én kunnen de voorzieningen zelf ook eenvoudig inloggen om hun dossier te raadplegen.

Een boost in efficiëntie en dienstverlening

Dankzij uitgebreide digitalisering en automatisering verlopen dagelijkse taken nu beduidend sneller, vlotter en met een verminderde foutenmarge. Doordat medewerkers verlost zijn van repetitieve taken, kunnen ze meer tijd besteden aan essentiële zaken, wat de dienstverlening heeft verbeterd. Verder heeft de oplossing geleid tot aanzienlijke besparingen op administratie, ruimte en personeel. “De Arco-oplossing is echt meegegroeid met onze organisatie en heeft op élk moment aan onze verwachtingen voldaan”, aldus Dominique.

“Waar medewerkers vroeger zelf naar creatieve IT-oplossingen zochten en onze dienst eindigde met tientallen verschillende softwaretoepassingen, hebben we die nu allemaal kunnen vervangen door één systeem. Op lange termijn waren die tijdelijke oplossingen onhoudbaar en zorgden ze voor problemen. Dankzij ORKA kunnen we nu meer continuïteit garanderen.”

Van papier naar digitaal

Het Departement Zorg vond in Arco de ideale partner voor de transitie van papieren processen naar een digitale aanpak. “De overgang was niet eenvoudig en stuitte in het begin op weerstand. Twee jaar later was iedereen echter meer dan tevreden met die beslissing. We hebben nu meer ruimte in ons nieuwe gebouw én thuiswerken is aanzienlijk vereenvoudigd. Geen kilo’s aan papieren dossiers nog mee naar huis moeten sleuren, is bij iedereen goed in de smaak gevallen”, lacht Dominique.

Een unieke samenwerking

Vanaf het prille begin heeft het IT-team van het Departement Zorg nauw samengewerkt met Arco om ORKA, hun arco DOMA, te ontwikkelen en verfijnen. Met hun diepgaande kennis van de software blijft het IT-team proactief inspelen op de voortdurend veranderende behoeften van het departement. Op Arco kunnen ze steeds rekenen voor technische ondersteuning.

“Om onze dienstverlening optimaal te houden, lanceerden we in 2023 maar liefst 18 nieuwe projecten voor de verdere ontwikkeling van ORKA. Meerdere keren per maand overleggen we met Arco om die projecten in detail uit te werken. Voor ons zal ORKA, onze DOMA, nooit helemaal voltooid zijn, omdat blijvend evolueren essentieel is om in te spelen op nieuwe vragen en situaties. Arco heeft ons daarin vanaf het begin volledig begrepen en was een betrouwbare gids doorheen het hele proces.”