Archipol blaast 20 kaarsjes uit
20 jaar geleden lanceerde Arco Information de eerste Archipol-suite. Doorheen de jaren groeide het uit tot een essentieel onderdeel voor 152 politiezones. Een verhaal van digitalisering, automatisering en voortdurende evolutie.
Reeds in 2002 begonnen de eerste politiezones te zoeken naar oplossingen om hun administratie te digitaliseren. De traditionele PV’s moesten op de schop en zouden worden vervangen door een systeem dat kon zoeken op context én ondersteuning kon bieden voor een gedegen dataretentiebeleid. Optical Character Recognition (OCR) moest de norm worden om politiemensen te helpen bij hun werk.
“De politiezone Gent, onze eerste klant hiervoor, had al een manier om PV’s digitaal aan te maken, maar ze konden niet zoeken op context. Daardoor moest te veel werk manueel gebeuren,” vertelt Diane Ruysschaert, Senior Operational Accountmanager bij Arco Information. “Na de implementatie van ons systeem werd het mogelijk om de database te doorzoeken op gelijkaardige voorvallen, bijvoorbeeld een chauffeur die een veelpleger bleek te zijn.”
De geboorte van Archipol
Wanneer in 2003 een wolkbreuk plaatsvindt in politiezone Vilvoorde-Machelen, waarbij een warenhuis met gestockeerde (papieren) PV’s onder water loopt, start ook hier een samenwerking met Arco. “Terstond werd het besluit genomen om verregaand te digitaliseren,” vertelt Diane. “Het was de eerste keer dat Archipol werd verkocht onder zijn huidige naam.”
Vandaag zijn 152 politiezones klant bij Arco. Ze kiezen voor Archipol voor de slimme dataverwerking, maar ook voor het uitgekiende retentiebeleid en de sterke datavisualisatie. “Alle data moet gedurende een bepaalde tijd worden bijgehouden, waarna deze automatisch moet worden verwijderd,” zegt Diane.
“Archipol neemt die taak op zich, zodat politiezones nooit onbewust een overtreding begaan. Bovendien maakt onze oplossing het mogelijk om heel gericht toegang te verschaffen tot data, aangezien niet iedereen hetzelfde recht heeft om gevoelige informatie te bekijken. Ten slotte maken we het politiemensen ook gemakkelijk om de ingevoerde data overzichtelijk te raadplegen. Daar staan we voor.”
Technische evolutie
Wat begon als een manier om PV’s te digitaliseren en automatiseren, werd doorheen de jaren uitgebouwd tot een volledige Archipol-suite. Onder meer personeelsbestanden werden geïntegreerd. Ook het postbeleid werd opgenomen binnen de oplossingen, zodat bijvoorbeeld omzendbrieven tijdig worden bedeeld. Voor grotere zones is er eveneens automatische classificatie inbegrepen, zodat poststukken tijdig en correct bij de juiste afdelingen belanden.
“Naarmate de noden van onze klanten toenamen, ondersteunden we hen met steeds meer oplossingen,” zegt Diane. “Zo ontwikkelden we onder meer een manier om videobeelden te koppelen aan PV’s – inclusief aangepast retentiebeleid.”
Bewezen veiligheid
Een sterke ontwikkeling komt natuurlijk steeds met uitdagingen. De aanwezige computersystemen moesten bijvoorbeeld op een veilige manier worden ingepast in het Archipol-ecosysteem. Diane: “Politiezones beschikken niet altijd over de nieuwste technologie. Het was dus onze taak om de compatibiliteit te voorzien met zoveel mogelijk systemen. Alles moet immers blijven werken. Onze systemen doen dat bovendien met de allerbeste cybersecurityvoorzieningen: zo kunnen onze klanten onder meer rekenen op de ingebouwde encryptie die zorgt voor een extra beveiligingslaag. Die wordt niet zomaar doorbroken.”
Sterke samenwerking met Ricoh
Archipol werd door Arco ontwikkeld, heeft een sterke reputatie en wordt door heel wat overheidsinstanties gebruikt en dit dankzij een mooie samenwerking met Ricoh – specialist in document management-oplossingen, IT-diensten, vergader- en printoplossingen. “Dankzij deze samenwerking is het nog gemakkelijker geworden om Archipol te integreren bij politiezones,” vertelt Diane. “Medewerkers scannen documenten in via een intelligente Ricoh multifunctionele printer (MFP) die vervolgens naar de juiste map worden gestuurd. Op deze manier vereenvoudigen we de job van de politiemensen.”