Solutions numériques pour les gouvernements

Beaucoup de villes, communes et hôpitaux font confiance à Arco comme fournisseur certifié Peppol dont 75 % des autorités locales en Flandre. Grâce à Arco, vous avez accès à un vaste réseau de facturation électronique, et nous garantissons une connexion et un accès transparents à ce réseau. Avez-vous encore des fournisseurs qui ne facturent pas via Peppol ? Nous élaborons un plan d’action pour les embarquer dans le train de la facturation électronique.

Toutes les factures sont automatiquement numérisées et traitées avec une intervention manuelle minimale. Grâce à des flux de travail flexibles, chaque facture est dirigée vers le service ou la personne appropriée, et toutes les données sont intégrées de manière transparente dans le système comptable existant. Cela réduit le risque d’erreurs humaines et garantit que les factures sont approuvées et payées rapidement.

Stockez toute votre documentation importante dans l’archive numérique d’Arco, équipée d’une sécurité avancée et d’une conformité légale garantie. De plus, vous pouvez utiliser des délais d’archivage flexibles. Ainsi, vous pouvez dire adieu à l’archive papier et réaliser des économies à la fois en termes d’espace et de coûts.

Les gouvernements envoient une quantité considérable de communications sortantes, notamment des avis d’imposition, des factures, des bulletins de salaire ou des informations d’intérêt public. Arco centralise et automatise toutes les communications sortantes sur une plateforme claire, garantissant ainsi que toutes les communications sont organisées et que vous ne manquez plus aucune échéance.

Personnalisez l’ensemble de vos communications sortantes et offrez aux citoyens, aux entreprises et aux autres administrations la possibilité de définir leurs propres préférences. Ils peuvent ainsi choisir la manière dont ils souhaitent recevoir leur documentation, que ce soit par courriel, des portails web ou des applications (comme Doccle ou Zoomit). Tout le processus s’effectue de manière entièrement automatique.

Grâce à la transition du papier au numérique, toutes les données sont toujours accessibles partout et à tout moment pour tout le monde. Cela permet une collaboration plus fluide, des réponses plus rapides et un travail plus efficace. Par exemple, les employés peuvent facilement travailler depuis chez eux, les amendes des agents de stationnement peuvent être traitées immédiatement et les agents peuvent réagir rapidement à chaque signalement. Toutes les interventions et actions possibles peuvent être traitées immédiatement en mode numérique et interactif.

Au lieu de parcourir manuellement votre boîte de réception, vous pouvez confier cette tâche à la technologie OCR intelligente. Cette technologie scanne automatiquement tous les e-mails, les classe et les transfère ensuite au service ou à l’application appropriée. De plus, les pièces jointes sont également traitées automatiquement, et vous pouvez associer des modèles de réponse à des e-mails spécifiques.

Grâce à l’utilisation de portails web, les gouvernements peuvent rationaliser complètement leur communication avec toutes les parties prenantes. Les citoyens, les entreprises ou d’autres administrations peuvent facilement se connecter pour télécharger ou téléverser des documents, soumettre des demandes ou remplir des formulaires en ligne. Ce système convivial garantit une prestation de services cohérente et optimale.

Arco aide les gouvernements à développer des flux de travail numériques et automatisés pour alléger la pression administrative. Cela permet de facilement attribuer des tâches, organiser efficacement la documentation, déléguer en cas d’absence, suivre les statuts et gérer les approbations.

Une gestion efficace et structurée de l’information est nécessaire pour garantir la transparence, la traçabilité et la conformité légale. Avec le gestionnaire de documents et de flux de travail d’Arco, vous pouvez gérer facilement les dossiers, les projets et les informations, suivre attentivement les délais et localiser rapidement les données.