UZ Bruxelles était prêt pour la facturation électronique en seulement deux semaines grâce à Arco
« En 2018, la facturation électronique était à la mode », se souvient Peter Rooseleers, responsable du contrôle de gestion et de la comptabilité à l’UZ Bruxelles. À l’époque, l’hôpital avait décidé de se joindre à un projet soutenu par la Commission européenne. Malheureusement, ce projet n’a jamais abouti et une tentative ultérieure de mise en œuvre d’un projet de facturation électronique a également échoué.
« Entre-temps, le temps pressait pour digitaliser nos flux de factures entrantes », explique Peter. « Nous avons donc visité plusieurs hôpitaux pour voir comment ils abordaient ce sujet. Cette fois, nous voulions bien faire dès le départ. De nombreux hôpitaux travaillaient déjà avec Arco – un nom que j’avais entendu à de nombreuses reprises. En raison de certaines circonstances, nous n’avions pas collaboré auparavant. Une fois la décision prise, nous voulions naturellement que tout avance aussi rapidement que possible. »
Prêt à passer à l’action en seulement deux semaines
Ce qui a commencé en 2018 comme une ambition de devenir un pionnier de la facturation électronique s’est avéré différent. « À un moment donné, nous nous sommes retrouvés à la traîne», explique Peter. « Avec ce rattrapage, nous voulons nous repositionner au milieu du peloton et, à terme, espérer reprendre une position de leader.
« Chaque inconvénient a son avantage », et c’est également le cas ici. Au cours des dernières années, Arco a acquis une telle expérience avec d’autres groupes hospitaliers que l’implémentation de la facturation électronique à l’UZ Bruxelles a été réalisée en deux semaines seulement. « Avant ce projet, nous accompagnions déjà quelque 45 hôpitaux dans leurs efforts de numérisation », explique Diane Ruysschaert, Senior Operational Account Manager chez Arco. « Aujourd’hui, il est courant pour nous de mettre en place la facturation électronique avec de tels partenaires. Et si des difficultés surviennent, par exemple au niveau du lien avec le système ERP, elles sont rapidement résolues grâce à notre excellente collaboration avec Zorgi, un spécialiste informatique pour le secteur de la santé. »
« Je ne peux rien dire de négatif sur le processus de mise en œuvre », ajoute Peter. « Notre contact avec Arco a toujours été très dynamique. Les obstacles que nous rencontrions étaient anticipés par eux, nous savions donc à quoi nous attendre. Et ils étaient immédiatement traités lorsqu’ils se présentaient. Nous avons donc pu profiter pleinement de leur expérience accumulée : les problèmes de démarrage avaient déjà été résolus et la plupart des partenaires savaient déjà ce que l’on attendait d’eux dans le contexte de l’EDI obligatoire. »
Perspectives d’avenir positives
L’intégration des fournisseurs de l’UZ Bruxelles n’a pas pris longtemps. Dès le premier mois après la mise en œuvre, ils ont reçu 350 factures électroniques. Un mois plus tard, ce chiffre avait déjà été multiplié par cinq. « Plus de la moitié des cent premiers fournisseurs que nous avons activés travaillent déjà avec nous, et un autre tiers est en cours d’intégration », explique Peter. « Là encore, nous bénéficions du soutien et de l’expérience d’Arco : ils gèrent toutes les questions de nos fournisseurs. Parfois, les fournisseurs ne savent même pas exactement ce qu’implique la facturation électronique, comme le fait qu’un PDF ne soit pas considéré comme une facture numérique. »
La prochaine étape est la facturation électronique sortante. « Nous travaillons maintenant intensivement avec Arco pour rendre cela possible », explique Peter. « Ce projet est lié à d’autres mises à jour de l’ERP et à des optimisations des processus internes, mais les plans sont prêts. Il sera suivi par la commande électronique. »
« À court terme, nous avons réalisé un beau projet avec l’UZ Bruxelles. C’est agréable de travailler avec un client qui sait ce qu’il veut et qui sait ce qu’il faut pour atteindre ses objectifs. Je tiens également à féliciter notre directeur de produit Ivan Vanhaecht pour son enthousiasme et sa capacité à résoudre les problèmes dans ce cas », conclut Diane.